ASSISTER LA RESPONSABLE DE L'ANTENNE

Êtes vous prêt ?

En journée
3 jour(s) par semaine
Caluire-et-Cuire (69)
Date : 09/09/2019 au 31/12/2020

FORCE FEMMES



Force femmes agit pour l'emploi des femmes de + de 45 ans en les accompagnant vers l'emploi salarié ou la création d'entreprise. L'association s'appuie sur des valeurs de solidarité et de proximité, de professionnalisme et d'écoute, d'énergies positives. Elle permet la rencontre, la mise en relation et la dynamique collective de ces femmes .

ASSISTER LA RESPONSABLE DE L'ANTENNE

Insertion et accompagnement professionnel
Afin d'accompagner en toute sérénité cs femmes , j'ai besoin d'un (e) assistant souriant, accueillant et organisé!

FICHE POSTE ASSISTANTE ANTENNE LYON

1.    Assurer l’accueil téléphonique de l’antenne :

-    Prendre les appels
-    Y répondre ou orienter vers l’interlocuteur concerné
-    Noter les messages

2.    Assurer l’accueil physique des femmes accompagnées par l’antenne :

-    Ouvrir et fermer les locaux
-    Préparer les salles pour les ateliers (chaises, matériels, boissons, liste des présences)
-    Ranger les salles après les ateliers et veiller à la propreté de lieux pour les suivants. 
-    Réceptionner les personnes avec bienveillance mais aussi fermeté par rapport au cadre de la charte (retards, absences, etc….)

3.    Gérer l’ intendance :

Evaluer et prévoir les besoins pour achats par la coordinatrice des fournitures administratives et diverses (thé, café, PC etc…..)
Faire les photocopies nécessaires aux ateliers

4.    Participer à la gestion administrative de l’antenne en lien avec la coordinatrice :

a/ Extranet :    Rentrer et actualiser les données de l’Extranet
                          Veiller à l’enregistrement des entretiens individuels par les bénévoles
                          Faire le point mensuel des entretiens, ateliers et sorties positives
                          Mettre à jour les offres d’emploi à diffuser aux bénévoles

b/Ateliers collectifs :  Gérer le planning d’occupation des salles et réservations salles mairie
                                       Gérer les inscriptions aux ateliers et réponses des candidates
                                       Mettre à jour les fichiers bénévoles et partenaires de l’antenne
                                       Faire le compte-rendu des réunions des bénévoles et diffuser aux participants
                                       Gérer le suivi des informations destinées aux bénévoles ou candidates
                                       Mettre à jour le carnet d’adresse outlook et groupes

c/Evènements de l’antenne :  participer à l’organisation administrative et matérielle des évènements 
                                                     de l’antenne : forums, réunions bénévoles ou séminaires, petits-
                                                     déjeuners structures, etc….) 
                               
 

Nombre de bénévoles recherchés : 1
Public : Adultes
Compétences : Secrétariat - Accueil,
Autre prérequis : Faire preuve d'écoute de bienveillance et de fermeté par rapport au cadre donné aux femmes accompagnées
Informations pratiques : Heures de bureau de 8 h 30 à 17 h 30 les mercredis , jeudis et vendredis